Construction de la gouvernance collégiale de Xylm via le DLA

Présentation et objectifs du dispositif

Depuis la fin de l’année 2022, Xylm a sollicité un Dispositif Local d’Accompagnement ou DLA auprès du Département d’Ille-et-Vilaine afin de soutenir son développement associatif.

Destiné aux structures de l’ESS du territoire, cet accompagnement se décompose en quatre phases : étude de la situation initiale via des entretiens, participation du consultant aux réunions internes, proposition d’une stratégie d’action et suivi des progrès réalisés. Ainsi, Jean-Luc Andrianarisoa a entamé cette démarche de coaching auprès des membres de l’association qui lui ont présenté leurs attentes.

Trois objectifs principaux ont été identifié par l’équipe associative à savoir :

  • Renforcer l’attractivité du modèle associatif et faciliter l’accueil de nouveaux membres ;
  • Offrir à chacun la possibilité de s’investir dans les domaines-clés de fonctionnement et de prise de décision de l’association ;
  • Pérenniser et dépersonnaliser le futur de Xylm en redéfinissant les responsabilités du coordinateur salarié tout en sécurisant ce poste.

Ces trois éléments se concrétisent par le passage d’un système « classique » (Bureau – CA – AG) à une gouvernance horizontale participative. Celle-ci est matérialisée par la création de nouvelles instances, à savoir quatre cercles thématiques, un bureau collégial et un élargissement du conseil d’administration.

Le nouveau modèle de gouvernance collégiale :

Chaque membre de l’association (administrateur, bénévole, volontaire de service civique, salarié) a ainsi pu rejoindre un ou plusieurs cercles et s’investir dans tel ou tel aspect du projet associatif selon son appétence et ses disponibilités. Xylm a ainsi eu le plaisir d’accueillir trois nouveaux bénévoles, notamment au sein des cercles RH et projets.

Désormais, les quatre instances gèrent les affaires courantes et la stratégie dédiée à leur pan du projet. Leurs membres ont également désigné un représentant chacun qui siège au sein du bureau collégial dont le rôle est de coordonner l’action des quatre cercles. Si nécessaire, le bureau tranche entre deux propositions tout en assurant le suivi de la stratégie. L’Assemblée Générale valide annuellement le rapport d’activité de l’association et est l’occasion de présenter régulièrement l’avancement des projets aux partenaires. Enfin, le Conseil d’Administration reste le garant du projet associatif dans son ensemble en assurant le suivi des orientations générales et de la raison d’être de Xylm.

A titre d’exemple, le cercle projets s’est réparti le suivi des différentes actions et appuie ponctuellement l’équipe permanente dans le montage de dossiers financiers. L’équipe com et vie associative élabore de nouvelles chartes de communication et du bénévolat. Le cercle ressources humaines s’investit dans le suivi du poste salarié de coordinateur et l’accompagnement des volontaires de service civique. Enfin, les membres du dernier cercle représentent l’association lors des différentes rencontres et planifient les actions futures.

De nombreuses places restent à pourvoir au sein de ces différents groupes. Aussi, si vous souhaitez contribuer à un projet de transitions solidaires économiques et durables en participant à sa gouvernance associative, rejoignez Xylm !